El trabajo, los estudios, la familia, los amigos, los propósitos de año nuevo, la compra, las citas médicas… Hoy en día estamos cada vez más ocupados, nadie tiene tiempo para nada pero, ¿se debe a la falta real de tiempo o a una mala gestión de nuestras horas?

“Esta semana no puedo, ¿la que viene quizá?”, “ufff no me da tiempo”, “¿ya son las 19h? Y todo esto sin hacer…” , “Me faltan horas en el día”

¿Suena familiar? Bien, parece que tenemos un problema para intentar hacer todas las tareas pendientes, sin embargo se nos terminan acumulando las tareas, por mucho que intentemos no dejarlo todo para el último momento. Esto suele conllevar un aumento del estrés, del burnout y de la insatisfacción personal.

En el post de hoy hablaremos de cómo ser eficaces a la hora de organizarnos, para poder llevar una gestión del tiempo sostenible.

Vamos a ver algunos puntos para aprender a gestionar mejor el tiempo y poder ser más eficientes:

• Fija metas personales. No hace falta que sean grandes objetivos, de hecho cuanto más asequibles sean, mejor. Establecer un objetivo nos permite caminar en una dirección concreta, en lugar de deambular esperando toparnos por accidente con nuestro destino. Estas metas además nos ayudan a decidir nuestras prioridades, es decir, en qué queremos invertir nuestro tiempo y esfuerzo. Esto nos lleva al siguiente punto:
• Mantén una lista de tareas ordenadas según las prioridades. Estas prioridades pueden seguir el orden cronológico (según nos surgen las tareas o según tenemos que finalizarlas) o un orden personal (dependiendo de la relevancia que tengan para nosotros). Es fundamental que en la lista se incluya el momento de llevarlas a cabo, fijando una hora determinada. El uso de aplicaciones facilitan esta tarea cada vez, aunque hay personas que siguen prefiriendo las agendas o calendarios analógicos.
• Identifica tus distractores estrella. Es normal perder la atención de vez en cuando pero es importante saber qué es lo que habitualmente hace que la pierdas. Hoy en día, para la mayoría, son las redes sociales, el móvil en general. Para aprovechar el tiempo y ser eficaces se puede delimitar el tiempo de uso del móvil, desconectado las notificaciones, poniéndolo en modo avión o incluso dejándolo en otra habitación separada.
• Evita la procrastinación. Posponer las tareas una y otra vez sólo nos llevan a la acumulación de trabajo y aumento del estrés. A menudo, el problema es que no se sabe ni por dónde empezar, la tarea se convierte en algo muy difícil de abordar y entonces pensamos que mejor lo dejamos para otro momento. Para lidiar con esto, una opción es subdividir la tarea en pequeños pasos que sí nos sintamos capaces de realizar y centrarnos exclusivamente en el paso siguiente.
• Di “no” más a menudo. A veces el problema no es la gestión del tiempo en sí, sino que nos sobrecargamos por intentar quedar bien con otras personas, dar una imagen de efectividad o por muchos otros motivos. Hay que saber decir que “no” y conocer nuestros límites.
• Haz una cosa al tiempo. El “multitasking” está muy de moda, especialmente en el mundo empresarial. Parece que si hablamos por teléfono mientras escribimos un email hacemos dos cosas en el tiempo de una pero numerosos estudios han demostrado que la productividad se reduce, el tiempo de ejecución se alarga y que cometemos más errores que hay que corregir posteriormente. 
• Conoce tu rendimiento. Hay gente que se concentra mejor por la mañana, gente que prefiere la tarde y gente que no puede trabajar con el estómago vacío. Conoce qué necesitas para poder ser productivo, cuál es el momento del día en que te encuentras con más energía y estás más centrado y planea tu día para llevar a cabo las tareas más importantes en esa franja.
• Descansa. Cuando no hemos descansado no funcionamos bien. Quedarse la noche entera haciendo tareas pendientes no nos va a solucionar mucho, quizá avancemos algo de trabajo pero al día siguiente no vamos a rendir en condiciones y se nos acumulará el trabajo de nuevo. Recargar energía nos permite ser más productivos, más creativos y más eficaces.
• Desconecta. Una vez terminado el trabajo, deja de estar ocupado y disfruta. Es importante desconectar, dedicarnos un tiempo a nosotros mismos y realizar alguna actividad agradable, que nos haga sentir bien. El ejercicio físico suele ser uno de los métodos preferidos de las personas para desconectar. Encuentra tu manera de alejarte del estrés, del trabajo y del duro día que has tenido. Esto nos sirve para poder enfrentarnos al día siguiente con las pilas recargadas y positivismo. El burnout y el estrés reducen la productividad, si quieres ser eficaz es importante cuidarse. 

Empieza desde hoy mismo a gestionar mejor tu tiempo poniendo en marcha estas pautas. ¿A ti qué es lo que te funciona para mejorar tu rendimiento?

Irene Marivela Palacios